Hinweisgeber-Portal

Der KEB-Verbund hat seinen Whistleblowing-Prozess digitalisiert.

Das Hinweisgeber*innen-Portal des KEB-Verbundes gibt Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen, Dienstleister*innen die Möglichkeit, Compliance-Verstöße innerhalb des KEB-Verbundes zu melden.

Rechtswidriges oder unethisches Verhalten innerhalb des KEB-Verbundes kann den Ruf des gesamten Verbundes erheblich schädigen, was im schlimmsten Fall auch finanzielle Folgen haben könnte.

Was ist Whistleblowing?

Unter Whistleblowing versteht man das Melden von Fehlverhalten einer Person innerhalb einer Organisation oder einer Organisation selbst, bei einer dafür zuständigen Stelle.

Wir als KEB-Verbund stehen für Fairness in allen unseren geschäftlichen Beziehungen

Jede*r, der / die Bedenken oder einen Verdacht über mögliches Fehlverhalten eines / einer Mitarbeitenden des KEB-Verbundes hat, unabhängig von dessen / derer Position, sollte unser Whistleblower-Portal besuchen und dem Prozess folgen, um einen Bericht einzureichen.

Was ist das Whistleblower-Portal

Bei unserem Whistleblower-Portal handelt sich um eine digitale Plattform, die es ermöglicht, potenzielle Verstöße unabhängig von der Tageszeit oder dem geografischen Standort des / der Hinweisgebenden zu melden. Das System erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und garantiert ein Höchstmaß an Schutz für Hinweisgeber*innen und private Daten. Es erfüllt auch die anspruchsvolleren Anforderungen der EU-Hinweisgeber*innenschutz-Richtlinie.

Das schnelle Erkennen von nicht-konformem Verhalten ermöglicht ein entschlossenes, frühzeitiges Handeln, das Schäden für den Verbund sowie Auswirkungen auf seine Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen verhindern kann. Darüber hinaus helfen Verdachtsfälle, Bereiche im Verbund aufzuzeigen, die einer weiteren Prüfung unterzogen werden müssen, um finanzielle Schäden und Reputationsrisiken zu vermeiden.

Was ist zu melden?

Wir als KEB-Verbund möchte Einzelpersonen dazu ermutigen, mögliche Fälle von Compliance-Verstößen zu melden. Dies kann sich auf Verstöße gegen Gesetze, gegen die Richtlinien des Verhaltenskodex der Gruppe sowie auf Verstöße gegen unternehmensinterne Regelungen der Gruppe oder ihrer Gesellschaften beziehen.

Im Einzelnen können sich Meldungen beziehen auf:

  • Bestechung, Unterschlagung
  • das Fordern oder Annehmen von Vorteilen von bestehenden und potenziellen Geschäftspartner*innen
  • Interessenkonflikte, Vetternwirtschaft
  • Urkundenfälschung, vorsätzliches Fehlverhalten, grobe Fahrlässigkeit
  • Nötigung, Diskriminierung
  • Bekämpfung der Geldwäsche, 
  • Verstoß gegen Gesetze zu
    • Produktsicherheit, 
    • Umweltschutz und/oder Strahlenschutz,
    • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit,
    • Verbraucherschutzes, 
    • Datenschutzes, 
    • Sicherheit in der Informationstechnik, 
    • Vergaberecht, 
    • Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften

 Auf Wunsch können Hinweisgeber*innen ihre Meldungen völlig anonym abgeben. Um dies zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Hinweisgeber*innen keine Daten eingeben, die auf sie selbst zurückgeführt werden können. Darüber hinaus sollten die Hinweisgeber*innen ihre Meldung möglichst nicht über ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Gerät abgeben.

Überlegungen für eine/n Whistleblower*in

Richtige Verhaltensweisen:

  • Beschreiben Sie detailliert, was Ihrer Kenntnis nach stattgefunden hat.
  • Nennen Sie den Hintergrund und den Kontext Ihres Anliegens, indem Sie, wenn möglich, Namen, Daten, Zeiten, Orte und relevante Dokumente angeben.
  • Leiten Sie jede/n, der ein solches Anliegen mit Ihnen bespricht, an diese Seite und an unser Whistleblower-Portal weiter.

Falsche Verhaltensweisen:

Das sollten Sie nicht tun:

  • Ignorieren Sie eine beunruhigende Situation.
  • Versuchen Sie, die Situation selbst zu untersuchen.
  • Mischen Sie sich in eine Untersuchung einer besorgniserregenden Situation ein.
  • Diskutieren Sie Ihren Bericht oder den Untersuchungsprozess mit anderen.

Anonyme Meldung über das Portal einreichen

Klicken Sie hier, um anonym einen Bericht einzureichen. Bitte beachten Sie, dass Antworten und Reaktionen auf Ihren Bericht ausschließlich im Portal eingesehen werden können.

Anonyme Meldung über die Sprachbox einreichen

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, eine Sprachnachricht auf unserer Sprachbox zu hinterlassen.

Auch diese Berichte werden absolut vertraulich behandelt und wir garantieren, dass nur die Mitarbeitenden, welche die Meldungen bearbeiten, davon Kenntnis erhalten.

Reaktionszeit

Die Reaktionszeit für einen von Ihnen eingereichten Bericht, beträgt maximal 7 Tage.

Rechtlicher Hinweis:

Für bewusst falsch eingebrachte Beschuldigungen haftet der Whistleblower.

Datenschutzhinweis:

1. Überblick und Geltungsbereich

In diesem Hinweis wird beschrieben, wie der KEB-Verbund Ihre personenbezogenen Daten in Bezug auf Whistleblowing verarbeitet.
Dieser Hinweis gilt für alle Personen, die über die von uns bereitgestellten Kanäle zur Meldung von
Fehlverhalten nach der Whistleblower-Richtlinie der EU ( EU 2019/1937) Meldung erstatten sowie sämtliche Personen, über die über diese Kanäle für Tippgeber Meldung erstattet wurde.

 2. Erfassung von Daten in den Meldungen

Wir können die folgenden Informationen über Sie erfassen, wenn eine Meldung erfolgt:

  • Informationen zur Identifizierung Ihrer Person – z. B. Ihr Name, Ihre Stellenbezeichnung und Ihre Kontaktdaten einschließlich Anschrift und E-Mail-Adresse
  • Informationen über Ihren Arbeitsort darunter Standort Ihres Büros (oder falls abweichend der Standort, wo der gemeldete Vorfall stattfand)
  • Informationen, die notwendig sind, um Ihre Meldungen zu erstellen und darauf zuzugreifen
  • Informationen über Ihr Verhalten, z. B. Ihr allgemeines Benehmen am Arbeitsplatz oder bestimmte Vorfälle, die Anlass für die erfolgte Meldung sein könnten
  • Informationen darüber, wie Sie mit dem Vorfall/Verhalten in Verbindung stehen (d. h. ob Sie den Vorfall/das Verhalten gemeldet haben, Zeuge des Vorfalls/Verhaltens waren oder vermeintlich an dem Vorfall beteiligt waren)
  • Inhalt etwaiger nachfolgender Mitteilungen im Zusammenhang mit der Meldung

 3. Rechtsgrundlage
Wir sind gesetzlich verpflichtet, bestimmten Personengruppen bei bestimmten Arten von Verstöße
die Möglichkeit zur Meldung von Missständen („Whistleblowing-Kanäle“) zu geben. Fällt die Meldung
unter diese gesetzliche Verpflichtung, stellt dies unsere Grundlage für die Verarbeitung dieser Daten
dar. Bei allen anderen Meldungen stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen, um
sicherzustellen, dass das Verhalten unserer Mitarbeiter:innen den gesetzlichen Vorschriften und den
Branchenstandards sowie den internen Richtlinien und Normen des KEB-Verbundes entspricht. Liegt keine
Rechtsgrundlage für ein berechtigtes Interesse vor. Sind personenbezogene Daten von aktiven oder ehemaligen Mitarbeitenden betroffen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG

 4. Weitergabe der Daten aus den Meldungen

Grundsätzlich erfolgt keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte. Akteneinsichtsrechte in einem etwaigen Strafverfahren bleiben unberührt. Personenbezogene Daten der beschuldigten Person können nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO in Verbindung mit § 24 Abs. 1 Nr. 1, zur Verfolgung von Straftaten übermittelt werden.

 5. Aufbewahrung der in den Meldungen erfassten Daten

Grundsätzlich werden die Daten zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist nur für die Dauer der Klärung erforderlicher weiterer rechtlicher Schritte wie Disziplinarverfahren oder Einleitung von Strafverfahren zulässig.

 6. Aktualisierungen dieses Datenschutzhinweises

Wir behalten uns das Recht vor, diesen Datenschutzhinweis jederzeit zu aktualisieren, und wir
werden Ihnen einen neuen Datenschutzhinweis zur Verfügung stellen, wenn wir wesentliche
Aktualisierungen vornehmen.

 7. Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. Im Saarland ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland

Fritz-Dobisch-Str. 12
66111 Saarbrücken
0681 / 94781 0
poststelle@datenschutz.saarland.de

Fragen an den Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten:

Thomas Irsch
Friedrich-Ebert-Str. 14
66763 Dillingen
datenschutz@keb-dillingen.de